ข้อควรรู้ในการขอเบิกเงิน
1. ข้อมูลที่ต้องทราบ ก่อนขอเบิกเงิน
ค่าใช้จ่ายของภาควิชาทุกประเภท ต้องได้รับการ "อนุมัติในหลักการ" ล่วงหน้าเสียก่อน จึงจะสามารถใช้จ่ายได้ โดยค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นก่อนได้รับการอนุมัติจะไม่สามารถเบิกจ่ายได้ และทุกรายการค่าใช้จ่ายต้องตรงกันกับ "ประเภทค่าใช้จ่าย และ อัตรา" ที่ได้รับการอนุมัติไว้เท่านั้น
ค่าใช้จ่ายบางประเภท มีระเบียบวิธีการขออนุมัติในหลักการ และวิธีการจัดหาที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน เช่น "ครุภัณฑ์" ต้องขออนุมัติโดย การวางแผนงบลงทุนล่วงหน้า และต้องจัดหาด้วยการ "จัดซื้อจัดจ้างตามระเบียบพัสดุ"
"การจัดหาพัสดุ" และ "การจ้างบริการ" ทุกประเภท ก็ต้องดำเนินการ "ขออนุมัติในหลักการ" และต้องดำเนินการจัดหาโดยวิธี "การจัดซื้อจัดจ้างตามระเบียบพัสดุ" จึงไม่สามารถดำเนินการชำระค่าใช้จ่ายในการซื้อหรือจ้างโดยทันทีได้
"การขอเบิกเงินสำรองจ่ายจากภาควิชา" จึงไม่สามารถดำเนินการได้กับทุกรายการค่าใช้จ่าย และมีความจำเป็นต้อง "ได้รับความเห็นชอบ" จากผู้บังคับบัญชาชั้นต้น และ "ได้รับอนุมัติ" จากหัวหน้าภาควิชา ทั้งนี้ เมื่อมีแนวความคิดอันจะส่งผลให้เกิด "ค่าใช้จ่าย" ไม่ว่าในกรณีใด ขอให้รายงานต่อผู้บังคับบัญชาชั้นต้น หากมีข้อสงสัย สามารถสอบถามแนวทางการใช้จ่ายและขั้นตอนดำเนินการจากสำนักงานภาควิชา
2. ขั้นตอนขอเบิกเงิน
กรณีมีความต้องการ ขอเบิกเงินสำรองจ่ายจากภาควิชา เพื่อนำไปชำระค่าสินค้าหรือบริการ ซึ่ง "ได้รับอนุมัติให้ดำเนินการแล้ว" ต้องดำเนินการ ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 ผู้ขอเบิก ต้องได้รับความเห็นชอบจากผู้บังคับบัญชาชั้นต้น และ ได้มีการแจ้งให้หัวหน้าภาควิชารับทราบในเบื้องต้น เรียบร้อยแล้วขั้นตอนที่ 2 ผู้ขอเบิก กรอกแบบฟอร์มขออนุมัติเบิกเงินสำรองจ่าย (ขอแบบฟอร์มได้จากสำนักงานภาควิชา) พร้อมลงนามโดยผู้บังคับบัญชาชั้นต้น
ขั้นตอนที่ 3 สำนักงานภาควิชา เสนอแบบฟอร์มให้หัวหน้าภาควิชาพิจารณาและลงนามอนุมัติ
ขั้นตอนที่ 4 สำนักงานภาควิชา เสนอเอกสารให้หัวหน้าภาควิชาและผู้มีอำนาจพิจารณาลงนาม และดำเนินการเบิกเงินออกจากบัญชีเงินฝาก
ขั้นตอนที่ 5 ผู้ขอเบิก ลงนามและรับเงินจากสำนักงานภาควิชา
ขั้นตอนที่ 6 ผู้ขอเบิก นำเงินไปชำระค่าสินค้าหรือบริการ พร้อมรับและตรวจสอบใบเสร็จรับเงิน
ขั้นตอนที่ 7 ผู้ขอเบิก นำใบเสร็จรับเงินส่งให้สำนักงานภาควิชาโดยทันที
ขั้นตอนที่ 8 สำนักงานภาควิชา นำใบเสร็จรับเงิน ไปดำเนินการทำเรื่องเบิกจ่ายเงิน ตามประเภทงบประมาณและวิธีการเบิกจ่ายที่เหมาะสมต่อไป
3. หลักฐานการจ่ายเงิน
ทุกครั้งที่ได้รับอนุมัติให้เป็นผู้จ่ายเงิน หรือได้รับอนุมัติให้เบิกเงินจากภาควิชาไปชำระค่าสินค้าหรือบริการใดๆแล้ว จำเป็นต้องรีบนำหลักฐานการจ่ายเงิน คือ “ใบเสร็จรับเงิน” มาส่งมอบให้สำนักงานภาควิชาโดยทันที ทุกครั้ง
"ใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้อง"ต้องมีส่วนประกอบ อย่างน้อย 6 ส่วน ดังนี้
ส่วนที่ 1ชื่อ สถานที่อยู่ หรือที่ทำการของผู้ขาย เลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือเลขบัตรประจำตัวประชาชน ของผู้ขาย
ส่วนที่ 2 ชื่อผู้ซื้อหรือผู้ใช้บริการ
ส่วนที่ 3 วัน เดือน ปี ที่รับเงิน
ส่วนที่ 4 รายการแสดงการรับเงินระบุว่าเป็นค่าอะไร
ส่วนที่ 5 จำนวนเงินทั้งตัวเลขและตัวอักษร
ส่วนที่ 6 ลายมือชื่อผู้รับเงิน
* กรณีใบเสร็จชนิดพิมพ์ ต้องพิมพ์วันที่ออกมาจากระบบด้วย ห้ามระบุวันที่ด้วยการเขียน
* กรณีใบเสร็จชนิดเขียน ต้องเขียนด้วยลายมือและปากกาเดียวกันทั้งฉบับ
วันที่ ที่ระบุในใบเสร็จรับเงิน มีความสำคัญต่อการเบิก เนื่องจากการขออนุมัติเบิกเงินจากงบประมาณแต่ละแหล่ง และแต่ละวิธีการเบิก มีการกำหนดอายุของใบเสร็จรับเงิน จึงจำเป็นต้องรีบนำใบเสร็จรับเงินส่งมอบให้สำนักงานภาควิชาโดยทันที ทุกครั้ง
"หากใบเสร็จรับเงินไม่สมบูรณ์"กรณีใบเสร็จรับเงินที่ได้รับมา มีส่วนประกอบไม่ครบทั้ง 6 ส่วน ต้องแนบ "ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน" ประกอบในการเบิกเงิน โดยผู้จ่ายเงิน ต้องเป็นผู้กรอกรายละเอียดและลงนาม
"หากไม่มีใบเสร็จรับเงิน"กรณีผู้ขาย ไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ ต้องใช้ "ใบสำคัญรับเงิน" เป็นหลักฐานในการเบิกเงิน โดยให้ผู้ขายกรอกรายละเอียดและลงนาม พร้อมแนบสำเนาบัตรประชาชนของผู้ขายที่ลงนามรับรองสำเนาด้วย หรือหากไม่สามารถให้ผู้ขายดำเนินการได้ ให้ผู้ได้รับอนุมัติให้จ่ายเงิน เป็นผู้ดำเนินการ
หากมีข้อสงสัย
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม
โปรดติดต่อ สำนักงานภาควิชา ในระหว่างเวลาทำการ